業績アップの近道は「環境改善」! - 投稿 - 株式会社ヴァンヴィーノ

業績アップの近道は「環境改善」!

コラム

業績アップの近道は「環境改善」!オフィス環境整理士が語る“できるオフィス”と“ダメオフィス”

「書類が山のように積まれている」「使っていない物で引き出しがいっぱい」「処分していいかわからないものが散乱している」「必要な資料を探すのにいつも時間がかかる」。もし一つでも思い当たるなら、残念ながらあなたのオフィスは“ダメなオフィス”。働きづらいだけではなく、業績にも大きく影響するんです! じゃあどうしたらいいの!? という方へ、オフィス環境整備のプロに、今すぐに始められる“できるオフィス”作りのコツを伺いました。

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アドバイザー
環境整備・業務改善・組織改善コンサルティング
株式会社ヴァンヴィーノ 代表取締役 杉田明子氏

物や人が循環しないのがすべての原因!

――“ダメなオフィス”と聞いてまず思い浮かぶのが、不要な物が溢れているオフィスといったイメージなのですが、片付かないことで悩んでいる会社も多いのでしょうか。

片付かないオフィスに関しては、経営者やリーダーの方が悩んでいる場合と、従業員の方が悩んでいる場合と、大きく二つに分かれます。管理職側が片付けてほしいと思っているのに従業員が片付けない。従業員側では片付けたいと思っても自分の物ではないからどうしていいのか分からない、とお互いにストレスを抱えているケースも多いですね。

――その原因を教えてください。

基本的なルールがなく、個人の片付け力に頼っていることが原因です。仮に、整理整頓をするという意識が全員にあっても、同じ認識を持っていなければ意味がありません。また、仕事のできる上司のデスクに書類が山積みで「俺はこの状態で仕事がやりやすいんだ!」と言われてしまうと、周囲はそれ以上何も言えなくなる、なんていうことも。

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――物が片付かないと動線も悪くなりますね。

そうですね。乱れたオフィスは必ず床やデスクの下に物が置いてありますが、もちろん収納場所ではないですよね(笑)。デスクの下が塞がっていると、椅子が通路にはみ出し人の移動を妨げますし、デスクに向かう姿勢が悪くなり体への負担も出てきます。また、本来は業務内容によって社内のレイアウトを考えるべきですが、業務の量・物の量・従業員数を踏まえた形でなければ、一見、整然としていても業務のパフォーマンスは落ちてしまいます。きれいに見えることと、機能的に使えることは別なんです。

――機能的か否か、といえば、オフィス機器の問題も思い浮かびます。例えばコピー機だと「紙詰まりで仕事が滞る」「大事なときにトナー切れ」といった不満を良く聞きます。

それは古い機器を使い続けることのデメリットですね。新しい機器には、時代に即した機能がついているので、オフィスの様々なムダやロスを減らすことができると思います。私がオフィスの環境改善をする際のアプローチに、ソフト面(人材教育)から進める場合と、ハード面(什器やオフィス機器)から対処する場合とがあります。新しい機器を導入するにはコストがかかりますが、予算をかけた分、組織に還元すればいいんです。つまり、コピー機を新調したなら、その機器の機能をすべて網羅するつもりで使うと同時に、社員一人ひとりには、ハードを新調した意味をしっかり考えて業務に取り組んでもらう。機器を単なる道具ではなく、教育ツールとして使い倒すくらいの認識をもって導入するよう指導します。

――ほかに“ダメなオフィス”のもたらす弊害は。

物や人がきちんと循環していないオフィスでは、当然、トラブルやコミュニケーションエラーが起きます。デスクが雑然としている人を見て忙しそうと敬遠したり、仕事ができなくて当たり前と見なされ、能力を伸ばすチャンスを逃したり。人事評価や将来にまで繋がってしまう話なんです。また、業績にも悪影響を及ぼします。過去に、大量の書類を整理したら数千万円の未請求書が出てきたという事例もありました(笑)。

「捨てる」のではなく「選ぶ」! 必要な物を残すのが片付けのコツ!

――できるオフィスにするために大切なルール作り。そのポイントは。

「出す・分ける・必要なものを選ぶ」のが、すべてのオフィスに共通する基本の考え方。まずは、社員やスタッフ一人ひとりから始めてみましょう。

「出す」というのは、文字通り、今、自分の持ち物をすべて出して何をどれだけ持っているのか把握することです。把握しやすくするための手段が次のステップの「分ける」作業。文房具、書類、資料などカテゴリー別に分けてください。そして一番大事なのは、分けた物の中から「必要なものを選ぶ」こと。片付け=不要なものを捨てることだと考えがちですが、ネガティブな行為なので捨てていくうちに嫌な気持ちになってしまいがち。そうではなく、必要な物を選んで、それだけを残すようにすればいいんです。向き合うべきは、今、自分に必要な物です!

――個人レベルでは可能でも、オフィス全体を考えると難しいのでは。

会社全体でルールを共有化して、一人ひとりが必要な物を見極められる力をつければ大丈夫。そのために、自分のデスク周りから始めるんです。そうして養った選ぶ力は、自然に業務にも反映されていきます。もう一つ重要なのが、オフィスの慣例や常識を疑うこと。長い間続いていることや使っている物が最適とは限りません。

――オフィスが整うと、どのような効果がありますか?

まず、書類が探しやすくなったり、動線が良くなることで時間的なロスが減り、その分仕事に時間を割けますね。また、物が減ることで視界が開け、お互いの業務や行動などがクリアになります。すると、部下が仕事を抱えすぎていたり、仕事で悩んでいる様子が良く見えるようになります。適切な業務が割り振られていくことで、結果、業績が上がったという事例も多いんです。

――快適なオフィスをキープするコツは?

物を扱うのも、環境を保っていくのも人です。必要か否か、優先順位が高いか低いかを、一人ひとりが適切に判断できれば自然に快適な環境が保てるはず。適切に物や人を循環させることが大切です。

オフィスの環境改善のポイントは、
・会社全体で整理整頓のルールを作り共有すること
・業務に必要なものが何か選択する力をつけること
・会社や組織の慣例や常識を疑うこと

この3つを行っていけば、自然と物や人が循環する仕組みが整います。風通しの良い環境は業績アップの大きな原動力。“できるオフィス”を目指して、まずはデスク周りの整理整頓から始めてみましょう。

“できるオフィス”化へ強力サポート!進化した『COREFIDO3』

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ムダが多く非効率的な“ダメなオフィス”を劇的に改善する強い味方が、LED複合機『COREFIDO3』。最大の特長は「メンテナンスバリアフリー設計」の本体と「クラウドメンテナンスプラットフォーム」により、特別な技術がなくても自分で簡単にメンテナンスやトラブル対処ができる点だ。

「メンテナンスバリアフリー設計」は、LEDのシンプル構造による高いメンテナンス性をさらに強化する開発コンセプトで、今回は「新世代オペパネガイダンス」機能を開発。消耗品の交換はもちろん、万が一、紙詰まりなどのトラブルが起きても、本体パネルの表示に従って操作すれば、ひとりでも簡単に解決できるから、わざわざ保守員を呼ぶ必要がない。写真やアニメーションを多用し、分かりやすく解説してくれる。

また、「クラウドメンテナンスプラットフォーム」では「クラウドガイダンス」、「リモートメンテナンスサポート」による具体的なメンテナンスサポートを実現。「クラウドガイダンス(※1)」は、クラウド経由でサポートセンターに送信・情報共有した本体のエラー情報をもとに、トラブル内容の解決策を確認できるというもの。トラブルシューティングがPCやスマートフォンに届くため、素早いメンテナンスが可能だ。そして、クラウド 経由でエラー情報を共有することで、サポートセンターとのスムーズな連携を実現した「リモートメンテナンスサポート(※1 )」。オペレーターがクラウド経由で機器の現状を把握した上で最適な解決方法を提示してくれるので、大幅な時間短縮へと繋げることができる。

さらに、5年間無償保証(※2)・メンテナンス品5年間無償提供(※3)というサービスも提供されているので(※4)、予算をかけて導入したハードを、まさに使い倒すことができる仕組みになっている。新機能満載の「COREFIDO3」なら、オフィスのムダな経費・時間・ストレスのムダを省き、“できるオフィス”へと導いてくれるはず!

※1 クラウド接続時のみ(クラウドに接続して対処する場合、事前にクラウド設定、およびお客様登録時にクラウド接続に関する同意が必要。その他、クラウド接続に関しての注意事項はOKIデータホームページやカタログを参照)
※2 ご購入日から起算して5年以内に発生した故障について、OKIデータの保証規定に基づいて無償で修理するサービスです。
※3 ご購入日から起算して5年以内にメンテナンス品(定着器ユニット、転写ローラ、ベルトユニット、給紙ローラセット)が規定の交換寿命を迎えた場合、交換品を無償で提供するサービスです。
※4 「5年間無償保証」、「メンテナンス品5年間無償提供」については、お客様登録が必要となります。

PR企画:livedoor × OKIデータ

この記事はhttp://news.livedoor.com/article/detail/10360724/より転記させていただきました。

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